El nuevo sistema de contabilidad en los Impuestos Especiales

LOS SUJETOS INCLUIDOS EN EL ÁMBITO DE LOS IMPUESTOS ESPECIALES ESTÁN OBLIGADOS A SUMINISTRAR PERIÓDICAMENTE INFORMACIÓN A LA AEAT DE LAS OPERACIONES QUE LLEVAN A CABO EN LOS ESTABLECIMIENTOS DE LOS QUE SON TITULARES

Introducción

La contabilidad mercantil consiste en un método de registro de las operaciones que realiza una empresa con objeto de conocer su resultado una vez concluido el periodo en que se han producido. La contabilidad es información, refleja la imagen fiel del patrimonio de la empresa y sus variaciones, indicando al empresario lo que tiene, lo que debe y lo que le deben y también del resultado de su gestión, sin embargo no podrá informar de todo lo que sucede en la empresa, no podrá informar, por ejemplo, del volumen de gasolina de una gasolinera, o de la cantidad de gasóleo almacenada en un depósito fiscal, ya que son cuestiones que no se pueden expresar en unidades monetarias.

En los impuestos especiales, de imposición selectiva y con un objeto imponible que se fundamenta en la realización de un hecho físico —fabricar—, las magnitudes expresadas en unidades monetarias, en principio, carecerán de toda consideración. Por consiguiente, si se desea conocer en cada instante el volumen de productos fabricados, almacenados o importados expresados en unidades físicas – hectolitros, Kg, etcétera,- será inevitable que el sistema contable esté basado en unidades físicas y no monetarias. Precisamente por esta razón, el apartado 1 del artículo 50 del RIIEE, instituye el tipo de contabilidad de los establecimientos al señalar que “con independencia de las obligaciones contables establecidas por las normas mercantiles y otras normas fiscales, los titulares de los establecimientos afectados por la normativa de los impuestos especiales deberán llevar una contabilidad de los productos objeto de dichos impuestos”.

La técnica contable esgrimida en el RIIEE para la confeccionar la “contabilidad de los productos” consiste en llevar una “cuenta corriente” que muestre las variaciones de los productos que se fabrican o almacenan en los establecimientos. La “cuenta”, como instrumento contable, tiene dos posiciones (columnas); en una se registran los movimientos que comportan un aumento de existencias (columna izquierda) y en otra, los que comporta una disminución (columna derecha). Anotar o escribir, en la posición de la cuenta que muestra los aumentos se llama “cargar”, y escribir, anotar en posición de las disminuciones, se llama “datar”. “ Aclaremos que “cargar” y “datar” son términos que no significan nada, simplemente representan registrar una operación en una u otra posición, luego cualquiera que sea la clase de establecimiento, las entradas de producto siempre se anotarán el “cargo” (columna izquierda), mientras que las salidas se harán siempre en la “data” (columna derecha). La diferencia entre una y otra proporcionará el saldo contable, o sea, el volumen de existencias del establecimiento.

Anotar una operación en contabilidad se llama asentar. Los asientos, dice el apartado 4 del artículo 50 del RIE, salvo en determinados supuestos que se deberán realizar en tiempo real, deberán efectuarse dentro de las veinticuatro horas siguientes al momento de producirse el movimiento o proceso que se trate. Del mismo modo que se fija el momento en que se deben registrar los asientos, el apartado 3 del citado artículo 50 dispone del modo como hacerlo, “Los asientos deberán realizarse de forma que se diferencien los diversos productos, epígrafes y regímenes fiscales aplicables a los mismos”. Las cantidades de productos contabilizadas se registrarán en las mismas unidades y temperaturas en que se determina la base imponible del impuesto”.

El cumplimiento de la obligación de llevanza de la contabilidad se realizará mediante los libros contables con arreglo a la forma, plazos y contenido que establezca el Ministro de Hacienda, así se desprende del artículo 50 del RIIEE que dispone que la contabilidad se llevara con arreglo a lo establecido en el propio RIIEE y en la normativa de desarrollo que se apruebe por el Ministro de Hacienda[1]. De este modo el Proyecto de Orden Ministerial de la contabilidad en IIEE determina las condiciones, plazos y procedimientos relativos a la llevanza de la contabilidad de los productos objeto de los Impuestos Especiales, así como las especificaciones normativas y técnicas para el suministro a través de la Sede electrónica de la AEAT de los asientos contables, lo que lleva necesariamente a abordar dos puntos esenciales:

1) la forma de llevar la contabilidad de existencias en los establecimientos – condiciones, plazos y procedimientos relativos a la llevanza de la contabilidad- y

2) la forma de suministrar la información de los asientos contables a la AEAT

1.- La forma de llevar la contabilidad de existencias en los establecimientos – condiciones, plazos y procedimientos relativos a la llevanza de la contabilidad.

El cumplimiento de la obligación de llevanza de la contabilidad prevista en el artículo 50 del RIIEE se realizará, dependiendo de la condición del sujeto obligado, por los siguientes medios: 1) en soporte informático, a través de la Sede electrónica de la AEAT y 2) mediante la utilización de libros foliados en soporte papel o mediante un sistema contable en soporte informático.

1.1. La contabilidad en soporte informático a través de la Sede electrónica de la AEAT

La letra a) del apartado 2 del artículo 50 del RIIEE obliga a que los titulares de las fábricas, depósitos fiscales, depósitos de recepción y almacenes fiscales a llevar la contabilidad de existencias mediante un sistema contable en soporte informático, a través de la Sede electrónica de la AEAT[2], con el suministro electrónico de los asientos contables que se realizará a través de un servicio web o, en su caso, de un formulario electrónico, todo ello conforme al procedimiento y en los plazos y condiciones previstos en la Orden.

La Sede electrónica de la AEAT tiene habilitado un acceso específico, el portal SILICIE (Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales) que permite que los sujetos obligados pueden cumplir con la obligación de llevar la contabilidad a través de la sede electrónica. Los servicios que proporciona el portal son los siguientes:

• Alta asientos contables.
• Anulaciones asientos contables.
• Consultas de datos: Asientos previamente suministrados y saldo existencias

Los asientos una vez suministrados no podrán ser modificados. En caso de error pueden realizarse una anulación del mismo. La anulación supondrá la creación de un nuevo asiento pero al revés (contrasiento) con los mismos datos que el anulado pero identificado como tipo “anulación”. Para realizar una modificación de un asiento será obligatorio dar de baja el asiento contable y realizar el alta de un nuevo asiento contable que incluya la referencia al asiento anulado. Así mismo, los titulares de los establecimientos pueden realizar consultas de la información registrada en su contabilidad según una serie de criterios selectivos de búsqueda.

Respecto al plazo, los asientos deberán realizarse dentro de las veinticuatro horas siguientes al momento de producirse el movimiento, la operación o el proceso, salvo las operaciones de entradas o salidas de productos en el establecimiento que circulen por carretera que se considerarán realizadas en el momento de producirse.

Asimismo, en las operaciones de fabricación, transformación o autoconsumo de hidrocarburos en establecimientos autorizados como refinerías de petróleo en las que para la destilación y tratamiento de productos cuenten con unidades de proceso que se autoalimenten sucesivamente en forma continua, los asientos contables correspondientes a dichas operaciones, referidos a los datos agregados mensuales por producto y unidad de fabricación podrán ser suministrados dentro de los cinco días hábiles siguientes a la finalización del mes al que se refieran los datos.

No obstante lo anterior, el artículo 6 de la citada Orden contempla la posibilidad que los titulares que dispongan de un sistema contable en soporte informático en el que registren los movimientos, procesos y existencias de los productos objeto de los Impuestos Especiales y de las primeras materias necesarias para obtenerlos, podrán optar y llevar su contabilidad mediante el suministro electrónico de los asientos contables obtenidos a partir del propio sistema informático que los titulares empleen en sus establecimientos. En este caso, la contabilidad prevista en el artículo 50 del RIIEE, es la formada por los asientos contables que hayan sido suministrados electrónicamente a través de la Sede electrónica y no por los asientos registrados en el sistema contable usado por el titular. Sin embargo, suministraran electrónicamente los asientos contables en un plazo de cuatro días hábiles siguientes a su contabilización.

Esta opción se deberá ejercer por vía electrónica, a través de la Sede electrónica de la AEAT con anterioridad al inicio del año natural en el que deba surtir efecto, si bien en el caso que inicien su actividad en el año natural en curso se ejercerá al tiempo de presentar la declaración de comienzo de la actividad, surtiendo efecto dicha opción desde el comienzo de la actividad debiendo mantenerlo al menos, durante el año natural para el que se ejercita la opción. La opción se entenderá prorrogada para los años siguientes en tanto no se produzca la renuncia, que deberá ejercitarse mediante comunicación a la oficina gestora presentada por vía electrónica con anterioridad al inicio del año natural en el que deba surtir efecto.

• La contabilidad mediante la utilización de libros foliados en soporte papel o mediante un sistema contable en soporte informático

Los titulares de los establecimientos afectados por el impuesto que no estén obligados a la llevanza de la contabilidad a través de la sede electrónica de la AEAT, o sea, distintos a fábricas, depósitos fiscales, depósitos de recepción y almacenes fiscales – detallistas, puntos de suministro marítimo, usuarios, consumidores finales, obligados etcétera- deberán llevar la contabilidad mediante la utilización de libros foliados en soporte papel o mediante un sistema contable en soporte informático, salvo que opten por su llevanza a través de la referida Sede . En este caso, deberá ejercerse durante el mes de noviembre anterior al inicio del año natural en el que deba surtir efecto mediante la comunicación a la oficina gestora. No obstante, los establecimientos que hubieran iniciado la realización de actividades en el año natural en curso podrán optar al tiempo de presentar la declaración de comienzo de la actividad, surtiendo efecto dicha opción desde el comienzo de la actividad. Quienes opten por este sistema deberán mantenerlo, al menos, durante el año natural para el que se ejercita la opción entendiéndose prorrogada para los años siguientes en tanto no se produzca la renuncia a la misma. La renuncia deberá ejercitarse mediante comunicación a la oficina gestora presentada en el mes de noviembre anterior al inicio del año natural en el que deba surtir efecto.

Los titulares de los establecimientos afectados por la normativa reguladora de los impuestos especiales que no estén obligados a la llevanza de la contabilidad a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, se ajustarán a las siguientes condiciones particulares:

• La contabilidad debe ser independiente de las obligaciones contables establecidas por las normas mercantiles y otras normas fiscales
• La contabilidad debe realizarse en soporte informático, que deberá cumplir con las exigencias que para cada caso establezca el RIIEE. Únicamente en casos especiales se autorizará la contabilidad manual en libros foliados al efecto.
• El sistema contable debe estar autorizado por la Oficina gestora previo informe de los servicios de intervención. Igualmente se necesitará autorización, cuando el sistema sea único y comprenda a varios establecimientos.
• Los libros de contabilidad deberán ser presentados ante la oficina gestora, por vía telemática en el formato establecido y en los plazos señalados.

Mención especial merecen los elaboradores de vino y bebidas fermentadas cuyo volumen de producción anual, computando la de todos los establecimientos de que sean titulares, no sea superior a 100.000 litros y los destiladores artesanales. Éstos podrán ser autorizados por la oficina gestora, previa solicitud, para la llevanza de esta contabilidad mediante la utilización de libros foliados en soporte papel.

2.- Obligación de suministrar información de los asientos contables a la AEAT

Los sujetos incluidos en el ámbito de los impuestos especiales están obligados a suministrar periódicamente información a la AEAT de las operaciones que llevan a cabo en los establecimientos de los que son titulares: importaciones, almacenamiento, fabricación, suministros, recepciones, destinatarios, autoconsumos, etcétera.

2.1. El suministro a través de la Sede electrónica de la AEAT de los asientos contables.

La llevanza de la contabilidad a través de la sede electrónica — obligatoria para las fábricas, depósitos fiscales, depósitos de recepción y almacenes fiscales— implica el suministro de información de forma inmediata a la AEAT del conjunto de las operaciones realizadas en cada uno de los establecimientos. Así, el sistema contable a través de la sede incorpora a la vez el envío de una información estructurada a la AEAT por los diferentes canales que ya se han mencionado: 1) Servicios Web (medio por defecto), 2) Importación de fichero y 3) Formulario Web de asiento individual:

1) Mediante la utilización del formulario web, que permitirá el suministro de los datos de forma individual por asiento contable. Es una presentación telemática con la cumplimentación de un “formulario” que se encuentra en la sede electrónica que resulta beneficioso para aquellos sujetos obligados que realicen pocas operaciones o cuando se quiera remitir los registros de operaciones concretas de forma aislada. Advirtamos que, además de suministrar información, se considerará cumplida la obligación de llevar libros contables, puesto que se realiza directamente a través del portal de la AEAT. Se trata de un servicio por el que se procede a dar de alta de un asiento contable (Servicio IESH1) que debe ser aceptado o rechazado, una vez suministrados los datos que son obligatorios: identificativos, fecha, movimiento, tipo operación, origen, destino, repercusión del impuesto, producto y observaciones[3]

2) Mediante la importación de ficheros, que permitirá el suministro de los datos de forma conjunta para un grupo de asientos contables. Presentación telemática mediante “importación de fichero” plano de texto[4]: En este caso, los titulares de los establecimientos llevan un libro contable propio en el que se registran las operaciones del establecimiento, o sea, que la información se extrae a partir de su sistema contable en soporte informático. Se rellena en la página de la sede los datos del presentador y del establecimiento y se anexa un fichero de texto con la información de los asientos recogidos de su propio libro contable. Se puede utilizar “excel”, siempre que el fichero se salve con formato CSV[5] (extensión TXT) que es el formato de entrada establecido en el formulario. Se recibe respuesta si el archivo es aceptado o rechazado (error en pantalla, OK)[6]. El contenido máximo de asientos contables contenidos en el fichero de importación será el que corresponde al periodo máximo autorizado para el registro de la operación, o sea, 4 días.

3) Mediante los servicios web basados en el intercambio electrónico de mensajes. Presentación telemática a través de “servicios web”: envío de datos en modo de mensajes XML[7]. Es un procedimiento informático en que se manejan mensajes de envío de información y su correspondiente mensaje de respuesta de la AEAT que admite o rechaza el envío. La información se extrae a partir del sistema contable en soporte informático del establecimiento o de las ERP de las empresas titulares de los establecimientos (sistemas informáticos de gestión que utiliza la empresa) y se convierten en ficheros CSV, el propio sistema genera documentos en formato XML suministrando la información a la AEAT obteniendo respuesta que indicará si los registros son aceptados o rechazados (Error, OK)[8].

Cada asiento contable suministrado, sea cual sea el procedimiento utilizado, se referirá a un movimiento, proceso o existencia. No obstante, se podrán suministrar en un único asiento contable de forma agregada las siguientes operaciones y movimientos:

• Las operaciones de fabricación y transformación en procesos continuos, que se podrán suministrar de forma agregada en un único asiento referido a períodos de veinticuatro horas, admitiéndose que el inicio de cada período coincida con un cambio de turno de trabajo.
• Las operaciones de fabricación de cerveza realizadas por fábricas de cerveza cuya producción anual no supere los 5.000 hectólitros, que se podrán suministrar de forma agregada por cada cocimiento o lote de fabricación.
• Las operaciones de fabricación, transformación o autoconsumo de hidrocarburos en establecimientos autorizados como refinerías de petróleo en las que para la destilación y tratamiento de productos cuenten con unidades de proceso que se autoalimenten sucesivamente en forma continua, que se podrán suministrar de forma agregada en un único asiento referido a los datos agregados mensuales por producto y unidad de fabricación.
• Las operaciones de adición de aditivos a productos objeto del Impuesto en fábricas y depósitos fiscales, se podrán suministrar de forma agregada en un único asiento mensual por producto objeto del impuesto y aditivo.
• Las operaciones de venta minorista de bebidas alcohólicas y tabaco realizadas al contado, en las que se produzca el devengo del impuesto y no se encuentre identificado el destinatario de la repercusión, que se podrán suministrar de forma agregada en un único asiento diario por cada producto objeto del impuesto identificado por su código de la Nomenclatura combinada
• Las operaciones de venta minorista realizadas por establecimientos autorizados como depósitos fiscales de bebidas alcohólicas y tabaco minoristas, que se podrán suministrar de forma agregada en un único asiento diario por cada punto de venta del establecimiento minorista y por cada producto objeto del impuesto

2.2. El suministro de información cuando la contabilidad no se lleva a través de la sede de la AEAT

Los establecimientos que no llevan la contabilidad de sus operaciones a través de la sede de la AEAT están igualmente obligados a suministrarla, aunque de forma diferente. Los libros contables incluidos en archivos con formato TXT, es decir, no enriquecidos con datos de formato como tipo de letra, tamaño, márgenes, párrafos, sangrías, etcétera, se envían electrónicamente a la AEAT. En este caso, no se remiten asientos contables, sino el conjunto de asientos que corresponden a un periodo determinado.

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[1] El Real Decreto 1512/2018, de 28 de diciembre, que modifica el RD 1165/95, establece que, con efectos desde el 1 de enero de 2020, las obligaciones contables previstas en Agencia Tributaria Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales los artículos 3,11, 12, 13, 53, 55, 56.2, 56 bis, 60, 66, 71, 74, 75, 75 bis, 75 ter, 76, 77, 85, 87, 88, 96, 101, 103, 105, 106, 110, 115, 126 y 129 del Reglamento de los Impuestos Especiales se cumplimentarán mediante los libros contables y en los términos que se establezcan por el Ministro de Hacienda.

[2] La sede electrónica de la AEAT es la plataforma a partir de la cual se accede a los servicios electrónicos de la Agencia Tributaria y donde se pueden realizar trámites durante las 24 horas de los 365 días del año.

[3] SILICIE – Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales Impreso: 29/03/2019 IESH1.docx. Servicio Web IESH1 Alta Asientos Contables (Grupo Hidrocarburos) Autor: S.G.A.A. Fecha: 21/02/2018 Versión: 0.2:1. El establecimiento manda un mensaje de alta de asientos contables (esquema IESH1V1Ent). 2. Se realiza una comprobación de que existe autorización de que el presentador puede realizar la solicitud de alta. En caso de error se devuelve un mensaje de error detallando el problema, en caso contrario se continua con el flujo. 3. Se realiza una comprobación de datos del mensaje, tanto de la sintaxis del mensaje como de las reglas de negocio particulares. En caso de error de alguna validación se devuelve un mensaje de error detallando el problema, en caso contrario se continua con el flujo. 4. Se almacena el resultado en el sistema. 5. Se devuelve la respuesta en un mensaje IESH1V1Sal con los datos almacenados en el sistema, incluyendo un número de asiento contable único por cada asiento proporcionado por la AEAT y un CSV (Código Seguro de Verificación) que acredite la presentación de los asientos.

[4] Un “fichero plano de texto” es el que únicamente presenta caracteres y sin formato, es decir, que no está enriquecido con datos con formatos (tipo de letra, tamaño, márgenes, párrafos, sangrías, etcétera) que en ocasiones resulta muy complejo especialmente para su transmisión y tratamiento posterior, como son los que exhiben los procesadores de texto que utilizamos habitualmente.

[5] Los archivos con formato CSV, del inglés Comma-Separated Values, son archivos de texto delimitados por comas y que en cada columna está separado por una coma. Los archivos Excel se pueden guardar en este formato.

[6] Aspectos Generales del intercambio mediante Importación de Fichero SILICIE Autor: S.G.A.A. Fecha: 01/06/2018 Versión: 0.3 a. Error por Pantalla: El mensaje contiene alguna error o elemento no valido según las reglas definidas. Los errores pueden ser a nivel mensaje, o a nivel asiento individual. El tratamiento de errores utiliza el modelo “Todo o Nada”, en caso de que exista un error no se guarda ningún asiento y se devuelve un aviso en el que se devuelven todos los mensajes de error. b. OK: El mensaje es sintácticamente correcto y validado correctamente. En este caso los N asientos son guardados en el sistema SILICIE, y se muestra una pantalla de respuesta en el que se incluye información del presentador, el Código Seguro de Verificación (CSV) que asegura su presentación y un enlace a la descarga del fichero CSV de respuesta que incluye la información guardada en el sistema, incluyendo el número identificativo único de cada asiento contable.

[7] XML, del inglés extensible markup Language (lenguaje de marcas extensible). Un documento XML puede incluir cualquier flujo de datos o un conjunto de registros basado en texto formato de mensaje

[8] AEAT. Aspectos Generales del intercambio mediante servicios web de SILICIE. Autor S.G.A.A. Fecha: 26/03/2019 Versión: 0.5 “Error”: El mensaje contiene alguna error o elemento no valido según las reglas definidas. Los errores pueden ser a nivel mensaje, o a nivel asiento individual. El tratamiento de errores utiliza el modelo “Todo o Nada”, en caso de que exista un error no se guarda ningún asiento y se devuelve un mensaje de error tipo según un formato definido (Véase Mensaje Error tipo) en el que se devuelven todos los mensajes de error. OK: El mensaje es sintácticamente correcto y validado correctamente. En este caso los N asientos son guardados en el sistema SILICIE, y se devuelve un mensaje de respuesta en el que se incluye información del presentador, el Código Seguro de Verificación (CSV) que asegura su presentación y la información guardada en el sistema, incluyendo el número identificativo único de cada asiento contable.

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